Personalkosten berechnen: Formel & Beispiele für Arbeitgeber:innen
Inhalt
Wer Personalkosten berechnen möchte, sollte mehr als nur das Bruttogehalt berücksichtigen. Erst Lohnnebenkosten, Sonderzahlungen und weitere Personalaufwendungen ergeben ein realistisches Bild der tatsächlichen Kosten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich Personalkosten zusammensetzen, wie Sie diese Schritt für Schritt berechnen und welche Kosten Arbeitgeber:innen in Österreich berücksichtigen sollten.
Das Wichtigste im Überblick
- Das Bruttogehalt bildet nur die Grundlage: Erst Lohnnebenkosten, Sonderzahlungen und weitere Personalaufwendungen ergeben die tatsächlichen Personalkosten.
- Mit einer einfachen Formel lassen sich Personalkosten realistisch kalkulieren: Berücksichtigen Sie neben dem Gehalt auch Lohnnebenkosten, Personalzusatzkosten und indirekte Personalkosten.
- Auch Recruiting, Onboarding oder Arbeitsmittel gehören zur Gesamtkalkulation und werden bei der Personalkostenplanung häufig übersehen.
- Für Budget- und Personalentscheidungen empfiehlt sich eine Berechnung auf Jahresbasis, da sie Sonderzahlungen und regelmäßig anfallende Kosten vollständig berücksichtigt.
Was sind Personalkosten?
Personalkosten umfassen alle Aufwendungen, die einem Unternehmen für seine Mitarbeiter:innen entstehen. Dazu gehören nicht nur Löhne oder Gehälter, sondern auch gesetzliche Abgaben, Sonderzahlungen sowie zahlreiche weitere Kosten, die im Arbeitsalltag anfallen.
Für Arbeitgeber:innen ist es wichtig, die gesamten Personalkosten im Blick zu behalten. Nur so lassen sich Personalbudgets realistisch planen, neue Stellen wirtschaftlich bewerten oder Investitionen in das Team fundiert entscheiden.
Grundsätzlich werden Personalkosten in direkte und indirekte Personalkosten unterteilt
Direkte und indirekte Personalkosten im Vergleich
Direkte Personalkosten
Gehälter und Löhne: regelmäßige Vergütung für die geleistete Arbeit.
Lohnnebenkosten: gesetzliche Abgaben der Arbeitgeber:innen, beispielsweise Sozialversicherungsbeiträge oder Dienstgeberabgaben.
Sonderzahlungen: etwa Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13. und 14. Gehalt), die in Österreich in den meisten Kollektivverträgen vorgesehen sind.
Überstundenvergütung: zusätzliche Zahlungen für geleistete Mehrarbeit.
Boni oder Prämien: freiwillige oder vereinbarte Zusatzvergütungen.
Indirekte Personalkosten
Recruiting: Kosten für Stellenanzeigen, Bewerbungsprozesse oder Personalberatung.
Weiterbildung: Seminare, Schulungen oder Qualifizierungsmaßnahmen für das Team.
Arbeitsmittel: Laptop, Software, Arbeitskleidung oder Büromaterial.
Mitarbeiterbenefits: beispielsweise Essensgutscheine, Lebensmittelgutscheine, Gutscheine zu besonderen Anlässen, Mobilitätsangebote oder weitere Gesundheitsmaßnahmen.
Fluktuationskosten – Kosten für Austritte, Nachbesetzungen und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen.
Urlaubsrückstellungen: Rückstellungen für bereits erworbene, aber noch nicht konsumierte Urlaubsansprüche von Mitarbeiter:innen.
Gut zu wissen:
Direkte Personalkosten lassen sich einzelnen Mitarbeiter:innen unmittelbar zuordnen. Indirekte Personalkosten können dagegen nicht immer direkt einer einzelnen Person zugeordnet werden und werden dem Unternehmen als Ganzes zugerechnet.
Mehr über Lohnnebenkosten in Österreich erfahren Sie in unserem Beitrag Lohnnebenkosten senken.
So berechnen Unternehmen ihre Personalkosten
Wer Personalkosten berechnen möchte, sollte sämtliche Kosten berücksichtigen, die durch die Beschäftigung einer Person entstehen. Das Bruttogehalt bildet dabei lediglich die Grundlage. Erst durch Lohnnebenkosten, Sonderzahlungen sowie weitere direkte und indirekte Personalaufwendungen ergeben sich die tatsächlichen Personalkosten.
Die Formel einfach erklärt
Für die Berechnung der gesamten Personalkosten können Unternehmen folgende vereinfachte Formel verwenden:
Bruttogehalt
+ gesetzliche Lohnnebenkosten
+ Sonderzahlungen
+ freiwillige Personalzusatzkosten
+ indirekte Personalkosten
= Gesamte Personalkosten
Gut zu wissen:
- Je nach Einsatzzweck kann die Berechnung monatlich oder jährlich erfolgen. Für Budgetplanungen empfiehlt sich die Jahresbetrachtung, da Sonderzahlungen und regelmäßig anfallende Kosten vollständig berücksichtigt werden.
- Auch bei Teilzeitkräften erfolgt die Berechnung nach demselben Prinzip. Grundlage ist das vereinbarte Bruttogehalt, das entsprechend der Arbeitszeit aliquot angesetzt wird.
- Möchten Sie die Personalkosten pro Stunde berechnen, teilen Sie die gesamten jährlichen Personalkosten durch die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden pro Jahr. So lassen sich Personalkosten verschiedener Positionen oder Beschäftigungsmodelle einfacher vergleichen.
Rechenbeispiel: Was kostet ein:e Angestellte:r bei 3.000 € brutto?
Ein Unternehmen möchte die jährlichen Personalkosten für eine angestellte Person mit einem Bruttogehalt von 3.000 € pro Monat berechnen.
Berechnung
42.000 €
+ 13.000 €
+ 1.200 €
+ 800 €
+ 1.000 €
= 58.000 € gesamte Personalkosten pro Jahr
Dieses Beispiel zeigt, dass die tatsächlichen Personalkosten deutlich über dem vereinbarten Bruttogehalt liegen können. Für Personalentscheidungen oder Budgetplanungen sollten Unternehmen deshalb immer sämtliche direkten und indirekten Personalkosten berücksichtigen.
*Hinweis: Das Rechenbeispiel dient nur zur Veranschaulichung der Berechnung von Personalkosten. Wie sich die Lohnnebenkosten in Österreich im Detail zusammensetzen und berechnen, erfahren Sie in unserem Beitrag Lohnnebenkosten senken.
Personalkosten realistisch planen
Eine sorgfältige Personalkostenplanung hilft Unternehmen dabei, Budgets verlässlich zu kalkulieren und Personalentscheidungen auf einer realistischen Kostenbasis zu treffen. Dabei geht es nicht nur um die eigentliche Berechnung, sondern auch darum, typische Fehler von Anfang an zu vermeiden.
Achten Sie deshalb insbesondere auf folgende Punkte:
- Alle relevanten Kosten berücksichtigen: Planen Sie nicht nur mit dem Bruttogehalt, sondern beziehen Sie auch Lohnnebenkosten, Sonderzahlungen sowie häufig übersehene Kosten wie Recruiting, Onboarding, Arbeitsmittel oder Weiterbildungsmaßnahmen ein.
- Mit Jahreswerten planen: Eine Jahresbetrachtung bildet regelmäßig anfallende Kosten und Sonderzahlungen vollständiger ab als eine monatliche Kalkulation.
- Berechnungen regelmäßig aktualisieren: Gehaltserhöhungen, Neueinstellungen oder gesetzliche Änderungen wirken sich direkt auf die Personalkosten aus.
Die Personalkostenberechnung ist der erste Schritt. Wie Unternehmen Personaldaten systematisch auswerten und daraus fundierte Entscheidungen ableiten, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Personalcontrolling.
Gesamtvergütung attraktiv gestalten
Ein attraktives Vergütungspaket besteht nicht nur aus dem Gehalt. Steuerlich begünstigte Mitarbeiterbenefits können die Gesamtvergütung attraktiv ergänzen und sind von Lohnnebenkosten befreit.
Entdecken Sie die Mitarbeiterbenefits von Edenred und finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
FAQs
Die Berechnung erfolgt nach demselben Prinzip wie bei Vollzeitkräften. Grundlage ist das anteilige Bruttogehalt. Lohnnebenkosten sowie weitere direkte und indirekte Personalkosten werden entsprechend der vereinbarten Arbeitszeit berücksichtigt.
Eine jährliche Berechnung berücksichtigt neben den laufenden Gehältern auch Sonderzahlungen sowie weitere regelmäßig anfallende Kosten. Dadurch erhalten Unternehmen eine belastbare Grundlage für Budgetplanung, Neueinstellungen und Personalentscheidungen.
Mitarbeiterbenefits zählen zu den freiwilligen Personalzusatzkosten und ergänzen die Gesamtvergütung. Richtig eingesetzt können sie dazu beitragen, die Attraktivität als Arbeitgeber:in zu stärken und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen.
Die zur Verfügung gestellten Informationen erfolgen ohne Gewähr und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich hierfür an die entsprechenden Expert:innen.
Das könnte Sie auch interessieren:
Personalkosten optimieren ohne Kündigungen: Entdecken Sie bewährte Maßnahmen für mehr Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterbindung.
Kosten-Nutzen-Analyse im Personalbereich: Investitionen sinnvoll bewerten
| 7 Minuten Lesezeit
Erfahren Sie, wie Unternehmen Personalmaßnahmen wirtschaftlich bewerten, den ROI einschätzen und fundierte HR-Entscheidungen treffen.
Österreichs Unternehmen kämpfen aktuell an mehreren Fronten: der sich weiter verschärfende Fachkräftemangel, angespannte Lieferketten, steigende…