Weihnachtscheckliste downloaden

Wenn im September – gefühlt noch mitten im Hochsommer – bereits die ersten Supermarktregale mit Lebkuchen befüllt werden und spätestens zum ersten Mal „Last Christmas“ aus dem Autoradio dröhnt, dann weiß man eines mit Sicherheit: Weihnachten rückt in großen Schritten näher. Vielen von uns treibt das bereits die Schweißperlen auf die Stirn, denn so schnell kann man gar nicht schauen und man verabschiedet sich mit einem „Frohe Weihnachten“ aus dem Büro in die Feiertage.

Die Zeit vor Weihnachten ist im Büro nicht einfach, denn auch hier ist man zwischen hohem Arbeitspensum und Besinnlichkeit hin und her gerissen. Das Stresslevel von Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen steigt, etwa durch das Weihnachtsgeschäft, anstehende Projektabschlüsse, durch die Planung der anstehenden Weihnachtsfeier oder des Budgets für das nächste Jahr.

Damit die Vorweihnachtszeit für Unternehmen und ihre Mitarbeiter:innen möglichst entspannt stattfindet und alle To-dos, Feiern und Besorgungen unter einen Hut gebracht werden können, hilft eine gut sortierte Checkliste, die bis Weihnachten abgearbeitet werden sollte. Diese hilft, die Weihnachtszeit zu dem zu machen, was sie eigentlich sein sollte: die Zeit der Ruhe, Besinnlichkeit und Nächstenliebe.

1. Ganz oben auf der Checkliste vor Weihnachten: Abschluss von Budget und Projekten

Obwohl das ganze Jahr Zeit dafür wäre, werden viele Projekte und Aufträge erst kurz vor Jahresende – mitten in der ohnehin stressigen Adventzeit – erteilt oder begonnen. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen vom Restbudget, das noch bis Jahresende aufgebraucht werden muss, über zu erfüllende Quartalsziele oder Jahresziele bis hin zu spontanen Ideen und mangelnder Organisation.

Frühzeitige Planung als Schlüssel zum Erfolg

Es lohnt sich daher bereits im August (spätestens aber im September) einen Blick auf das Budget und auf noch offene Projekte zu werfen und folgende Aspekte auf der Weihnachtscheckliste anzuführen:

• Erstellen eines Budget-Forecast inklusive aller Aufwendungen, die bis Jahresende anfallen. So ist auf einen Blick ersichtlich, wie viel Budget am Ende des Jahres übrigbleibt. Um das überschüssige Budget auch sinnvoll auszugeben, können noch im September entsprechende Projekte in die Wege geleitet werden.
• Priorisieren von bestehenden Projekten: Prüfen Sie, ob ein Projekt noch dringend bis Jahresende abgeschlossen werden muss oder ob vielleicht eine Verschiebung auf Q1 des Folgejahres sinnvoller ist.
• Ermitteln des Arbeitspensums für Projekte, die noch im selben Jahr abgeschlossen werden müssen und überlegen Sie, welches Arbeitspensum realistisch machbar ist und teilen Sie die Aufgaben in Ihrem Team auf.

2. Kein Weihnachten im Büro ohne Personalplanung für die Feiertage

Auch das Thema Feiertage und Urlaub kann zum Weihnachtsstress beitragen und zu Konflikten innerhalb des Teams führen. Daher ist das Thema Urlaubseinteilung ein wesentlicher Punkt für die Checkliste vor Weihnachten.

Es empfiehlt sich, möglichst früh mit der Aufteilung für die Feiertage zu beginnen und Ressourcen zu planen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter:innen also dazu an, sich Ihren Weihnachtsurlaub bereits frühzeitig zu überlegen und mit Ihnen und den Kolleg:innen abzustimmen. Hilfreich ist hierbei eine Urlaubsliste oder ein Kalender, in der alle Urlaubswünsche vermerkt werden. Auf diese Weise ist sehr schnell sichtbar, falls es Überschneidungen gibt und es können frühzeitig Kompromisse und Lösungen gefunden werden.

3. Wichtig für die Weihnachtscheckliste: Reduzieren von Meetings in der Vorweihnachtszeit

Ein weiterer Punkt auf der Checkliste für die Weihnachts-Zeit sind Meetings. Spätestens seit der Digitalisierungswelle infolge der Corona-Pandemie sind sie große Zeitfresser. Hat man sich früher kurz am Gang über ein Thema ausgetauscht oder ist mal eben schnell zum Arbeitsplatz der Arbeitskolleg:in gehuscht, werden heute für die meisten Themen, Projekte und Arbeitsabläufe Online-Meetings abgehalten. Statistisch gesehen verbringt jede:r Arbeitnehmer:in zwischen zehn bis 19 Stunden in Online- oder Offline-Meetings – von der Vor- und Nachbereitungszeit ganz abgesehen.

Vor allem in der Zeit vor Weihnachten ist im Büro kaum Zeit für unnötig lange Videocalls. Im Gegenteil können solche Meetings und Calls den Stress sogar noch zusätzlich erhöhen, wodurch sich ein frohes Weihnachten im Büro schnell einmal ins Gegenteil kehren kann.

Weniger Meetings bringen mehr Produktivität

Umso wichtiger ist es, Prioritäten zu setzen, weshalb das Thema „weniger Meetings“ dringend auf die Weihnachtscheckliste gehört: Überlegenen Sie sich bei selbst einberufen Terminen, ob diese wirklich nötig und sinnvoll sind oder ob ein gut organisiertes E-Mail nicht vielleicht ebenfalls zum Ergebnis führt. Bei allen beruflichen To-dos, die man noch so hat, darf nämlich nicht vergessen werden: Jede:r hat vor Weihnachten eine persönliche Checkliste, die abgearbeitet werden möchte, wodurch jede zusätzliche Aufgabe und jeder zusätzliche Termin Sorgenfalten und Umplanung zur Folge hat.

Daher lautet folgender Tipp für den dritten Punkt auf der Weihnachtscheckliste von Unternehmen: Muss es doch das Meeting sein, dann machen Sie sich vorab Gedanken zu den einzelnen Punkten und erstellen Sie eine Agenda, um schneller zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen. Halten Sie alle Meeting-Teilnehmer:innen zur Pünktlichkeit an, sodass alle schnell wieder ihren Tätigkeiten – und natürlich auch ihren eigens erstellten Checklisten für Weihnachten – nachgehen können.

4. Keine Checkliste für Weihnachten ohne Geschenke für Mitarbeiter:innen und Kund:innen

Wem ist das noch nicht passiert? Irgendwie hat man keine Zeit gefunden, sich die idealen Weihnachtsgeschenke für die Liebsten zu überlegen und muss Last-minute einen guten Einfall haben sowie das Geschenk noch rechtzeitig für den 24. Dezember besorgen.

6. Für ein frohes Weihnachten im Büro: Teamaktivitäten zum Ausgleich

Auch wenn sich mit Blick auf Weihnachten viele im Büro nicht vorstellen können, wie sie ihre ganzen To-dos bis dahin abgearbeitet haben, ist es empfehlenswert, auch Aktivitäten auf der Checkliste für Weihnachten anzuführen. Sie stellen oft einen guten Weg dar, um Spannungen im Büro zu reduzieren. Außerdem können derartige Aktivitäten mit dem Team dabei helfen, Stress aus der Vorweihnachtszeit nehmen und Weihnachten im Büro stattdessen mit Freude, Spaß und Weihnachtsstimmung zu füllen.

Wie wäre es daher, auf der Weihnachtscheckliste einen zwanglosen Abend mit Punsch an einem schönen Adventmarkt, ein lustiges Team-Wichtel-Event mit Keksen und Glühwein, ein gemeinsames Büro-Weihnachtsbaum-Aufputzen oder eine wohltätige Spendenaktion als Team für einen guten Zweck hinzuzufügen? Egal, wofür Sie sich entscheiden, es wird ihren Kolleg:innen helfen, sich zu entspannen und Kraft für den stressigen Arbeitsalltag in der Vorweihnachtszeit zu tanken.

Edenred-Tipp: Bei Punsch und Keksen unterstützt das Edenred Team jedes Jahr die Geschenkaktion „Weihnachten im Schuhkarton" von Samaritan's Purse für Kinder in Not. Nachdem fleißig befüllt, beklebt und verpackt wird, bringen jährlich rund 30 Schuhkartons gefüllt mit Geschenken zum Weihnachtsfest zahlreiche Kinderaugen zum Strahlen – und wir haben Spaß im Team.