Desk Sharing: So gelingt das flexible Arbeitsplatzkonzept
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An manchen Tagen sind im Büro fast alle Schreibtische besetzt, an anderen bleiben zahlreiche Plätze leer. Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen schwankt die Büroauslastung häufig deutlich. Desk Sharing setzt genau hier an: Statt eines festen Schreibtischs nutzen Mitarbeiter:innen flexibel einen freien Arbeitsplatz. Damit das Konzept im Arbeitsalltag funktioniert, braucht es jedoch mehr als weniger Schreibtische. Dieser Artikel zeigt, wann Desk Sharing sinnvoll ist und worauf Unternehmen bei der Umsetzung achten sollten.
Das Wichtigste im Überblick
- Desk Sharing bedeutet mehr als weniger Schreibtische: Entscheidend ist, dass die Zahl und Gestaltung der Arbeitsplätze zur tatsächlichen Büronutzung und den Tätigkeiten im Team passen.
- Desk Sharing passt nicht zu jedem Unternehmen: Besonders sinnvoll kann das Konzept bei wechselnder Anwesenheit und hybrider Arbeit sein. Spezielle oder dauerhaft individuell angepasste Arbeitsplätze lassen sich dagegen schwieriger teilen.
- Die Rahmenbedingungen entscheiden über den Arbeitsalltag: Geeignete Technik, ergonomische Arbeitsplätze, Stauraum, unterschiedliche Arbeitszonen und klare Regeln erleichtern die flexible Nutzung.
- Desk Sharing sollte getestet und weiterentwickelt werden: Eine Pilotphase, Belegungsdaten und Mitarbeiterfeedback helfen dabei, Probleme früh zu erkennen und das Konzept an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.
Was ist Desk Sharing?
Beim Desk Sharing teilen sich Mitarbeiter:innen die verfügbaren Schreibtische im Unternehmen. Einen dauerhaft zugewiesenen Arbeitsplatz gibt es nicht: Wer im Büro arbeitet, sucht sich je nach Konzept einen freien Platz oder reserviert diesen vorab.
Unternehmen müssen beim Desk Sharing nicht zwangsläufig für jede:n Mitarbeiter:in dauerhaft einen eigenen Schreibtisch bereitstellen.
Desk Sharing ist ein möglicher Bestandteil von New Work und fügt sich in eine zunehmend flexible Organisation von Arbeit und Arbeitsplätzen ein.
Desk Sharing, Shared Desk und Hot Desking: Wo liegt der Unterschied?
Rund um flexible Arbeitsplätze gibt es verschiedene Begriffe, deren Bedeutung sich teilweise überschneidet.
- Desk Sharing und Shared Desk stehen in der Regel für dasselbe Grundprinzip: Mitarbeiter:innen haben keinen festen Schreibtisch, sondern greifen auf gemeinsam nutzbare Arbeitsplätze zurück.
- Hot Desking wird häufig ähnlich verwendet und kann eine Variante beschreiben, bei der Mitarbeiter:innen spontan einen aktuell freien Platz wählen.
Eine allgemeingültige Abgrenzung gibt es jedoch nicht – je nach Konzept werden die Begriffe auch synonym verwendet.
Vor- & Nachteile
Desk Sharing kann die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen erleichtern, bringt im Arbeitsalltag aber auch Herausforderungen mit sich. Die wichtigsten Vor- und Nachteile im Überblick:
Für welche Unternehmen eignet sich Desk Sharing?
Desk Sharing ist besonders für Unternehmen interessant, in denen flexible Arbeitsmodelle bereits zum Alltag gehören. Arbeiten Mitarbeiter:innen beispielsweise regelmäßig im Homeoffice oder mobil, kann das eine bessere Work-Life-Balance unterstützen und gleichzeitig dazu führen, dass die Büroauslastung von Tag zu Tag schwankt. Desk Sharing setzt bei dieser wechselnden Nutzung an. Ob das Konzept geeignet ist, hängt dabei weder von einer bestimmten Unternehmensgröße noch von einer bestimmten Branche ab. Entscheidend ist vielmehr, wie und wo das Team arbeitet.
Gut zu wissen:
Auch innerhalb eines Unternehmens muss nicht für alle Bereiche dieselbe Lösung gelten: Während ein Team problemlos flexibel arbeiten kann, kann für andere Tätigkeiten ein fester Arbeitsplatz sinnvoller sein.
Wichtige Voraussetzungen
Ist Desk Sharing grundsätzlich für das Unternehmen geeignet, kommt es auf die konkrete Gestaltung der Arbeitsumgebung an. Mitarbeiter:innen sollten an einem wechselnden Arbeitsplatz möglichst unkompliziert und sicher arbeiten können. Dafür sind insbesondere folgende Rahmenbedingungen wichtig:
Was bedeutet das Clean Desk Prinzip?
Das Clean Desk Prinzip bedeutet, dass Mitarbeiter:innen einen gemeinsam genutzten Arbeitsplatz nach der Nutzung vollständig aufgeräumt hinterlassen. Persönliche Gegenstände werden entfernt und vertrauliche Unterlagen sicher verwahrt, sodass der Platz anschließend wieder genutzt werden kann.
Gut zu wissen:
Eine Clean Desk Policy kann auch für feste Arbeitsplätze gelten. Beim Desk Sharing gewinnt sie lediglich an Bedeutung, weil derselbe Schreibtisch von unterschiedlichen Personen genutzt wird.
So gelingt die Umsetzung
Ein funktionierendes Desk-Sharing-Konzept entsteht nicht von heute auf morgen. Bevor feste Arbeitsplätze wegfallen, sollten Unternehmen prüfen, wie das Büro tatsächlich genutzt wird und welche Anforderungen das Team an die gemeinsame Arbeitsumgebung stellt. Diese sechs Schritte helfen bei der Umsetzung:
Am Anfang steht die Frage, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich benötigt werden. Dafür sollten Unternehmen nicht nur die durchschnittliche Anwesenheit betrachten, sondern insbesondere Tage mit hoher Büroauslastung berücksichtigen. Auch unterschiedliche Tätigkeiten und Arbeitsweisen spielen bei der Planung eine Rolle.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen erfasst über mehrere Wochen, wie viele Mitarbeiter:innen an den einzelnen Wochentagen gleichzeitig im Büro arbeiten und welche Bereiche besonders stark genutzt werden.
Desk Sharing verändert den gewohnten Arbeitsalltag. Deshalb sollten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bekommen, Bedürfnisse und Bedenken einzubringen, bevor das Konzept feststeht. So lässt sich beispielsweise herausfinden, welche Arbeitsbereiche tatsächlich gebraucht werden und wo mögliche Probleme liegen.
Praxisbeispiel: In einer kurzen Befragung geben Mitarbeiter:innen an, wie wichtig ihnen Ruhebereiche und die Nähe zum eigenen Team sind.
Die Erkenntnisse aus der Analyse bilden die Grundlage für die konkrete Planung. Statt lediglich die Zahl der Schreibtische zu reduzieren, sollte die Gestaltung zur tatsächlichen Arbeit im Unternehmen passen.
Praxisbeispiel: Die Analyse zeigt, dass dienstags und mittwochs deutlich mehr Mitarbeiter:innen im Büro sind als an den übrigen Tagen. Das Unternehmen richtet die Zahl der verfügbaren Arbeitsplätze deshalb an diesen Spitzentagen aus.
Damit die flexible Nutzung im Alltag funktioniert, müssen alle Beteiligten wissen, wie mit den gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen umgegangen wird. Die Regeln sollten verständlich, leicht umsetzbar und für alle Mitarbeiter:innen gleichermaßen nachvollziehbar sein.
Praxisbeispiel: Das Unternehmen legt fest, wann reservierte Plätze wieder freigegeben werden und wer bei Problemen mit der Arbeitsplatznutzung als Ansprechperson zur Verfügung steht.
Statt das gesamte Unternehmen auf einmal umzustellen, bietet sich eine Pilotphase an. So zeigt sich unter realen Bedingungen, welche Abläufe funktionieren und an welchen Stellen nachgebessert werden muss.
Praxisbeispiel: Ein Team testet das neue Modell mehrere Wochen lang. Probleme bei der Platzverteilung oder Zusammenarbeit werden dokumentiert und anschließend gemeinsam ausgewertet.
Mit dem Start des Desk Sharings ist die Umsetzung nicht abgeschlossen. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, wie die Arbeitsplätze tatsächlich genutzt werden und wie Mitarbeiter:innen mit dem Modell zurechtkommen.
Praxisbeispiel: Die Daten zeigen, dass bestimmte Arbeitsbereiche kaum genutzt werden, während ruhige Plätze regelmäßig ausgelastet sind. Gleichzeitig wünschen sich Mitarbeiter:innen in einer Befragung mehr Fokusbereiche. Bei der nächsten Anpassung der Büroflächen kann das Unternehmen darauf reagieren.
Flexibler Arbeitsalltag, passende Benefits
Desk Sharing ist eine Möglichkeit, den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten. Auch Mitarbeiterbenefits können dabei unterschiedliche Arbeitsorte und -modelle berücksichtigen. Mit Edenred Restaurant unterstützen Arbeitgeber:innen ihr Team mit einem steuerfreien Essenszuschuss von bis zu 8 € pro Arbeitstag bzw. ca. 1.760 € pro Jahr und Mitarbeiter:in.
FAQs
Nein. Desk Sharing bedeutet zunächst, dass Arbeitsplätze nicht dauerhaft einzelnen Mitarbeiter:innen zugeordnet sind. Ob tatsächlich weniger Schreibtische benötigt werden, hängt von den Anwesenheitsmustern und der Büroauslastung ab. Besonders wichtig sind dabei Tage, an denen überdurchschnittlich viele Mitarbeiter:innen gleichzeitig vor Ort sind.
Nicht zwingend. In kleinen Teams kann die freie Wahl eines verfügbaren Arbeitsplatzes ausreichen. Bei größeren Teams oder einer hohen Auslastung erleichtert ein Buchungssystem jedoch die Organisation. Mitarbeiter:innen können damit bereits vor dem Bürotag prüfen, welche Arbeitsplätze verfügbar sind, und bei Bedarf einen passenden Platz reservieren.
Ja. Desk Sharing bedeutet nicht, dass Mitarbeiter:innen jeden Tag zufällig im Büro verteilt sitzen müssen. Unternehmen können beispielsweise bestimmte Bereiche für einzelne Teams vorsehen oder ermöglichen, mehrere benachbarte Arbeitsplätze gemeinsam zu reservieren. So lassen sich flexible Arbeitsplatznutzung und persönliche Zusammenarbeit miteinander verbinden.
Ja. Homeoffice ist keine Voraussetzung für Desk Sharing. Entscheidend ist, ob zu unterschiedlichen Zeiten ausreichend Arbeitsplätze verfügbar sind. Das kann beispielsweise auch bei Teilzeit oder Mitarbeiter:innen der Fall sein, die regelmäßig außerhalb des Büros tätig sind.
Durchaus. Unternehmen müssen Desk Sharing nicht für alle Mitarbeiter:innen einführen. Für Tätigkeiten oder Personen, die dauerhaft einen speziell angepassten Arbeitsplatz benötigen, können weiterhin feste Plätze vorgesehen werden.
Die zur Verfügung gestellten Informationen erfolgen ohne Gewähr und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich hierfür an die entsprechenden Expert:innen.
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