1. Was sind „Arbeitsbelastung“ und „Workload"

Unter Arbeitsbelastung sowie ins Englische übersetzt Workload versteht man alle (Umwelt-)Einflüsse am Arbeitsplatz, die auf den Körper und/oder die Psyche einer Arbeitskraft als Belastung einwirken.

Beispielsweise könnte ein nicht geheizter Arbeitsplatz im Winter den Körper, oder ein Konflikt mit Kolleg:innen die Psyche belasten.

3. Wieso Arbeitsbelastung subjektiv ist

Wie beansprucht sich Arbeitnehmer:innen fühlen, muss immer subjektiv betrachtet werden.

Der wahrgenommene Workload hängt einerseits von der Summe der oben genannten Teilbelastungen am Arbeitsplatz und der Einwirkungsdauer ab. Andererseits müssen auch die individuellen Eigenschaften, Fähigkeiten und Fertigkeiten im Umgang mit diesen Belastungen herangezogen werden (z.B. Stressmanagement, Projektmanagement, Konfliktmanagement).

Es ist also nicht zielführend, nur das Arbeitspensum berechnen zu wollen. Die gleiche Belastung kann verschiedene Personen unterschiedlich stark beanspruchen. Und: Eine dauerhafte Belastungseinwirkung kann eine zunehmende Beanspruchung derselben Person bei gleicher Belastung zur Folge haben (z.B. durch Ermüdung im Zeitverlauf).

4. Wie wirkt sich der Workload auf das Arbeitsklima aus? 

Als Führungskraft müssen Sie sich bewusst sein: Der Workload der Mitarbeiter:innen beeinflusst die Stimmung und allgemeine Zufriedenheit mit ihrer Arbeit.

Wenn Mitarbeiter:innen dauerhaft das Gefühl haben, unverhältnismäßig viel leisten zu müssen, können sie gestresst oder sogar ausgebrannt werden. Fühlt sich ein:e Mitarbeiter:in hingegen nicht genug ausgelastet, kann diese:r sich am Arbeitsplatz langweilen und unmotiviert fühlen.

Vorgesetzte sollten die Arbeitsbelastung daher sorgfältig überwachen, regelmäßig das Arbeitspensum berechnen und gegebenenfalls anpassen. So bleiben alle Teammitglieder mit ihrem Workload und Arbeitsumfeld zufrieden.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen motivieren können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „Mit Mitarbeiter-Motivation zum Unternehmenserfolg“

5. Wie erkennt man einen hohen Workload der Mitarbeiter:innen?

Die ersten Anzeichen für eine hohe Arbeitsbelastung sind meistÜberforderung und Stress, leichtere Reizbarkeit sowie Motivations- und Antriebslosigkeit. Im schlimmsten Fall kommt es zum Burnout oder zur Depression.

Die folgenden Punkte können Ihnen helfen zu erkennen, wann ein:e Mitarbeiter:in einem zu hohen Workload ausgesetzt ist:

• Krankheitsbedingte Fehlzeiten nehmen für einen oder mehrere Tage merklich zu
• Ungewöhnlich viele Beschwerden von Kolleg:innen, Klient:innen oder Kund:innen über die Arbeitsqualität oder das Verhalten eines bestimmten Teammitglieds
• Leichtere Reizbarkeit und erhöhtes Konfliktpotenzial
• Gleichgültigkeit oder aber erhöhte Emotionalität

6. Wie kann der Workload am Arbeitsplatz reduziert werden?

Wichtig ist vor allem das proaktive Einholen von Feedback und die Kommunikation mit den Arbeitnehmer:innen.

Erkennen Sie Zeichen einer Über- oder Unterbelastung, gehen Sie rechtzeitig auf Ihre:n Mitarbeiter:in zu und fragen Sie nach. Ein offenes Gespräch gibt Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Ihre Bedürfnisse und Herausforderungen ehrlich zu kommunizieren. Das stärkt das Vertrauen zueinander und zeigt Ihren Mitarbeiter:innen persönliche Wertschätzung.

Nach einem konstruktiven Gespräch können unter anderem folgende Maßnahmen eine Erleichterung der Arbeitsbelastung erreichen:

• Änderung des Arbeitsablaufs einer bestimmten Aufgabe
• Aufteilung der Aufgabe innerhalb des Teams
• Aufstockung des Personals, um zusätzliche Aufgaben übernehmen zu können
• Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen, damit sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben effizienter und effektiver erledigen können
• Flexible und eigenständige Einteilung der Arbeitszeiten (z.B. zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Freizeit)
• Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort (z.B. Homeoffice)
• Fördern Sie aktiv Pausenzeiten (z.B. eine bewusste Mittagspause mit gesundem Essen)
• Bieten oder bezuschussen Sie Angebote, die den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter:innen zugutekommen (z.B. Fitnessabo, Essensgutscheine , Öffi-Ticket)

​​​​​​​Lesen Sie mehr darüber im Edenred Blogartikel „Fringe Benefits: So funktionieren die Zusatzleistungen"

8. Fazit zum souveränen Workload Management

Das richtige Managen des Workloads Ihrer Mitarbeiter:innen hat direkte Auswirkungen auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation und Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Dabei spielt nicht nur die Arbeitsaufgabe und der Workload an sich eine wichtige Rolle, sondern auch nicht-unternehmensbezogene Aspekte, die teilweise außerhalb des Wirkens des Unternehmens liegen können (z.B. familiäre Konflikte).

Durch offene Kommunikation am Arbeitsplatz, eine regelmäßige konstruktive Feedbackkultur und entsprechende Maßnahmen können Über- und Unterbelastungen am Arbeitsplatz vermieden werden.

Auch auf Belastungen außerhalb des Arbeitsplatzes kann reagiert werden, indem die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gefördert wird. Lesen Sie dazu gerne mehr in unserem Artikel "Work-Life-Balance: 9 Tipps für ein gesundes Arbeitsleben"