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Was ist der steuerfreie Essenszuschuss?
Der Essenszuschuss ist ein freiwilliger Zuschuss von Arbeitgeber:innen für die Verpflegung der Mitarbeiter:innen. Dieser Zuschuss ist in Österreich steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn bestimmte Bedingungen eingehalten werden.
Wie funktioniert der steuerfreie Essenszuschuss in Österreich?
► Bis zu 8 € pro Arbeitstag und Mitarbeiter:in steuerfrei, wenn die Gutscheine in Restaurants, Kantinen oder bei Lieferdiensten für Mahlzeiten eingelöst werden - bis zu ca. 1.760 € im Jahr.
► Bis zu 2 € pro Arbeitstag und Mitarbeiter:in steuerfrei für Lebensmittelgutscheine (Supermärkte, Bäckereien, etc.) - bis zu ca. 440 € im Jahr.
Der Essenszuschuss in Österreich kann kumuliert und auch am Wochenende eingelöst werden. Ebenso ist eine Einlösung gesetzlich nicht an eine Büroanwesenheit gebunden und erlaubt damit die Nutzung im Homeoffice.
Gutscheine müssen zweckgebunden sein, dürfen nicht bar ausgezahlt werden und sind nicht gegen Bargeld eintauschbar. Daher sollte die Auszahlung über Gutscheine oder vergleichbare Mittel erfolgen.
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Welche Vorteile bringt der steuerfreie Essenszuschuss für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen?
Für Arbeitgeber:innen
► Keine Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabgaben auf den Zuschuss
► Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, -bindung und -motivation
► Stärkung des Teamzusammenhalts
► Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität
► Einfache und flexible Umsetzung
Für Arbeitnehmer:innen
► Volle Nutzung des Zuschusses ohne Abzüge
► Finanzielle Entlastung bei der täglichen Verpflegung
► Flexible Einlösung in vielen Restaurants, Lieferdiensten und Geschäften
► Förderung einer gesunden Mittagspause im Team
Was sind Prepaid- und Postpaid-Lösungen?
Prepaid beim Essenszuschuss bedeutet, dass Mitarbeiter:innen ein Guthaben im Voraus erhalten, das sie flexibel und ohne Belegpflicht bei teilnehmenden Partnern einlösen können. Postpaid hingegen bedeutet, dass Mitarbeiter:innen zunächst selbst zahlen, Belege über eine App einreichen und das Unternehmen den Zuschuss nachträglich bis zum steuerfreien Höchstbetrag (z. B. 8 € pro Tag) erstattet.
Prepaid-System
Vorteile
► Essensgutscheine oder digitale Guthaben werden im Voraus bereitgestellt
► Sofortige und flexible Nutzung durch Mitarbeiter:innen
► Wenig Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in
► keine Spesenabrechnung
► Keine Belegpflicht
► Anbieter mit einem eigenen Einlösenetzwerk garantieren, dass die steuerfreien Essenszuschüsse rechtskonform,transparent und effizient abgewickelt werden
Nachteile
► Restguthaben kann verfallen, wenn es nicht genutzt wird
► Mitarbeiter:innen sind auf die Akzeptanzstellen der Gutscheine bzw. digitalen Karten beschränkt, je nach Anbieter und Partnernetz.
Postpaid-System
Vorteile
► Abrechnung nach tatsächlichen Ausgaben
► Für Unternehmen mit bestehender Spesenabrechnung oft gut integrierbar
► Keine Ausgabe von Gutscheinen oder Karten notwendig
► Einlösung ist nicht an Partnernetzwerke gebunden
Nachteile
► Mitarbeiter:innen müssen zunächst selbst zahlen
► Erstattung erfolgt erst nach Einreichen von Belegen - längere Erstattungszeiten
► Höherer administrativer Aufwand für Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in
► Beschränkung auf den täglichen Höchstzuschuss: Es wird nur der steuerfreie Tageshöchstsatz (z.B. 8 € für Restaurantbesuche) erstattet. Mitarbeiter:innen tragen die Differenz, wenn die tatsächlichen Kosten höher sind, was zu finanziellen Verlusten führen kann. Das kann dazu führen, dass Mitarbeiter:innen den Essenszuschuss weniger positiv wahrnehmen.
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Die zur Verfügung gestellten Informationen erfolgen ohne Gewähr und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich hierfür an die entsprechenden Expert:innen.